Identificar tareas automatizables

Antes de tocar la IA, necesitas saber que tareas merecen ser automatizadas. No todo vale. Usa esta matriz:

Matriz frecuencia vs esfuerzo

Las tareas en el cuadrante alta frecuencia + alto esfuerzo son tu prioridad: las haces a menudo y te cuestan tiempo. Son las primeras que automatizar con IA.

Ejemplos por departamento

• Marketing: escribir posts de LinkedIn (3x por semana, 45 min cada uno)
• Ventas: emails de seguimiento post-reunion (5x por semana, 20 min)
• RRHH: redactar descripciones de puesto (2x al mes, 1 hora)
• Legal: resumir contratos para direccion (semanal, 2 horas)
• Finanzas: informe semanal de gastos (semanal, 1.5 horas)
• Operaciones: responder FAQs de clientes (diario, 30 min)
• Direccion: preparar agendas de reuniones (semanal, 45 min)

Elige una. La que mas tiempo te consume. Vamos a construir el workflow.

Workflow 1: email de seguimiento en 3 minutos

Escenario: acabas de tener una reunion con un cliente potencial. Necesitas enviar un email de seguimiento. Antes: 20 minutos. Ahora: 3.

Paso 1: tus notas (30 segundos)

Escribe 4-5 lineas con los puntos clave de la reunion. No necesitan estar organizadas ni pulidas:

Reunion con Maria Lopez, directora RRHH en Acme Corp (200 empleados)
- Interesada en automatizar onboarding con IA
- Preocupacion: RGPD y datos de empleados
- Siguiente paso: enviar propuesta la semana que viene
- Le parecio caro el tier Enterprise

Paso 2: prompt CORT (1 minuto)

Contexto: Soy el director comercial de [mi empresa]. Acabo de tener
una reunion con Maria Lopez, directora de RRHH en Acme Corp
(200 empleados). Estas son mis notas:
[pegar notas]

Objetivo: Escribe un email profesional de seguimiento que:
1. Agradezca la reunion
2. Resuma los puntos clave acordados
3. Proponga un siguiente paso concreto
4. Aborde sutilmente su preocupacion sobre RGPD

Restricciones:
- Maximo 150 palabras
- Nada de "espero que estes bien" ni formalidades vacias
- Tono profesional pero cercano
- Incluir linea de asunto
- No mencionar precios

Tono: Profesional, directo, como alguien que respeta el
tiempo del destinatario.

Paso 3: revisar y enviar (1 minuto)

La IA genera el email en 15 segundos. Revisas, ajustas una frase si hace falta, y envias. Total: 3 minutos en vez de 20.

Workflow 2: resumen semanal en 5 minutos

Escenario: tu jefe te pide un resumen semanal. Tienes notas dispersas de 5 documentos, 3 hilos de email y 2 reuniones. Antes: 1.5 horas. Ahora: 5 minutos.

Paso 1: recopilar todo (2 minutos)

Copia todas tus notas de la semana en un unico documento. Da igual que este desordenado. La IA lo organizara.

Paso 2: prompt

Contexto: Soy el responsable de marketing digital en una empresa
SaaS de 80 empleados. Cada viernes envio un resumen semanal al
director general.

Objetivo: A partir de estas notas dispersas de la semana,
genera un informe semanal con esta estructura:
1. Logros de la semana (max 5 bullets)
2. Metricas clave (extraer numeros de las notas)
3. Bloqueantes o riesgos (si los hay)
4. Plan de la semana que viene (3 acciones concretas)

Restricciones:
- Maximo 250 palabras en total
- Solo datos de las notas, no inventes metricas
- Si alguna seccion no tiene datos, pon "Sin novedades"
- Formato: bullets, no parrafos

Tono: Ejecutivo, sin relleno. El director lo lee en 1 minuto.

Resultado

20 segundos. Informe listo: logros extraidos de notas dispersas, metricas con cifras exactas, bloqueantes identificados, acciones concretas. Revisas 1 minuto, envias. De 1.5 horas a 5 minutos.

Workflow 3: analizar un documento largo en 30 segundos

Escenario: recibes un documento de 30 paginas (contrato, informe, regulacion). Necesitas entenderlo rapido.

Paso 1: subir el documento

Sube el PDF directamente a Claude o ChatGPT. Arrastrar y soltar.

Paso 2: prompt de extraccion

Analiza este documento y dame:

1. RESUMEN EJECUTIVO (3 frases maximo)
2. PUNTOS CLAVE (max 7 bullets)
3. RIESGOS O CLAUSULAS PROBLEMATICAS (si las hay)
4. ACCIONES REQUERIDAS (que tengo que hacer)
5. PLAZOS MENCIONADOS (con fechas exactas)

Restricciones:
- Solo informacion que este en el documento
- Si no hay riesgos, di "No se detectan riesgos evidentes"
- Cita la pagina o seccion cuando hagas referencia a algo
- Si un dato no esta claro, marcalo con [VERIFICAR]

Resultado

En 30 segundos tienes el mapa completo. Resumen, puntos clave, riesgos con referencias a pagina, y que tienes que hacer. Antes leias 30 paginas en 1 hora. Ahora lees el resumen y profundizas solo en las secciones criticas.

Tu sistema reutilizable

Cada workflow que funciona, lo guardas en tu biblioteca de prompts (Modulo B02). El flujo:

1. Identificar: tarea frecuente + alto esfuerzo
2. Preparar: recopilar contexto (notas, docs, datos)
3. Prompt CORT: Contexto + Objetivo + Restricciones + Tono
4. Ejecutar: enviar a la IA adecuada (B01)
5. Revisar: 1-2 minutos de revision humana
6. Guardar: si funciona, guardar en tu biblioteca de prompts
7. Medir: cuanto tardabas antes vs ahora

La proxima vez que hagas la misma tarea: copias la plantilla, cambias los datos, listo.

Medir el tiempo ahorrado

Estos 3 workflows ya generan ahorros medibles:

15 horas al mes. Con 3 workflows. Casi 2 dias laborables. Imagina cuando tengas 10 o 15 workflows en tu biblioteca.

Ejercicio practico

Puntos clave