Prompts de IA para Facturacion y Cobros

La facturacion y la gestión de cobros son procesos criticos en cualquier empresa. Un error en una factura puede generar problemas con Hacienda. Un cobro que se retrasa sin seguimiento se convierte en un impago. Y una conciliacion bancaria mal hecha distorsiona toda la contabilidad.

La inteligencia artificial no va a sustituir tu software de facturacion (Holded, Contasol, Sage, Debitoor o el que uses), pero si puede acelerar drasticamente las tareas que rodean a la facturacion: redactar correos de cobro, detectar errores en facturas antes de enviarlas, preparar conciliaciones y generar informes de saldos pendientes.

En esta guía encontraras 4 prompts específicos para el área de facturacion y cobros, listos para copiar y adaptar. Cada uno resuelve un problema real que consume horas cada semana en cualquier departamento financiero.

Facturacion y cobros: donde encaja la IA

El ciclo de facturacion tiene varias fases donde la IA aporta valor inmediato:

• Pre-emision: Revisar que los datos de la factura son correctos antes de enviarla. Detectar errores de calculo, NIF mal formateados, referencias duplicadas o importes que no cuadran con el pedido.
• Emision y envio: Generar el correo de acompanamiento de la factura, personalizado para cada cliente, con los datos relevantes.
• Seguimiento de cobro: Crear secuencias de correos escalonados (amable, firme, último aviso) para facturas vencidas. Este es el caso de uso donde más tiempo se ahorra.
• Conciliacion: Comparar movimientos bancarios con facturas emitidas y recibidas para detectar discrepancias.
• Reporting: Generar informes de saldos pendientes, antigüedad de deuda y previsiones de tesoreria.

Importante: la IA trabaja con los datos que tu le das. No tiene acceso a tu banco, a tu software de facturacion ni a la AEAT. Tu le pasas los datos, ella los procesa, analiza y redacta. El dato siempre lo controlas tu.

Por seguridad, cuando trabajes con datos reales de clientes (NIF, importes, cuentas bancarias), usa versiones de pago de los modelos que garanticen que tus datos no se usan para entrenamiento. ChatGPT Enterprise, Claude Pro y Gemini Advanced tienen estas garantias. Para practicar y crear las plantillas, usa datos ficticios.

Prompt 1: Correos de seguimiento de cobro escalonados

Este es el prompt estrella para el departamento de facturacion. La gestión de cobros require tacto: no puedes ser agresivo en el primer contacto, pero tampoco puedes ser blando cuando un cliente lleva 60 días sin pagar. La clave es escalar el tono progresivamente.

Eres un gestor de cobros profesional con experiencia en empresas B2B.

Contexto: Tengo una factura pendiente de cobro con los siguientes datos:
- Numero de factura: [numero]
- Importe: [importe] EUR (IVA incluido)
- Fecha de emision: [fecha]
- Fecha de vencimiento: [fecha]
- Cliente: [nombre de la empresa]
- Contacto: [nombre de la persona]
- Dias de retraso: [dias]

Tarea: Genera 3 correos de reclamacion escalonados:

NIVEL 1 (Recordatorio amable, 7 dias de retraso):
- Tono: Cordial, asumiendo que puede ser un olvido.
- No mencionar consecuencias.

NIVEL 2 (Reclamacion firme, 30 dias de retraso):
- Tono: Profesional y directo. Mencionar importe y dias de retraso.
- Solicitar fecha concreta de pago o plan de abono.

NIVEL 3 (Ultimo aviso, 60+ dias de retraso):
- Tono: Formal y serio. Mencionar que se trasladara a asesoria juridica.
- Incluir resumen de comunicaciones previas.

Formato: Cada correo con asunto + cuerpo. Maximo 120 palabras por correo.
Restricciones: No uses amenazas directas ni lenguaje agresivo. Mantener
siempre la puerta abierta a la negociacion. No incluir datos bancarios
en el cuerpo del correo (se adjuntaran por separado).

Ejemplo práctico: Tienes la factura FV-2026-1205 de 8.700 EUR emitida a Consultora Meridian S.L. el 15 de marzo, con vencimiento el 15 de abril. Estamos a 17 de mayo: 32 días de retraso.

El modelo genera los 3 correos. El nivel 1 dice algo como: "Hola Maria, espero que estes bien. Te escribo porque la factura FV-2026-1205 por 8.700 EUR vencio el pasado 15 de abril y no hemos registrado el ingreso. Puede ser un simple desfase bancario. Si ya esta en tramite, no te preocupes. Si no, me puedes confirmar cuando tienen previsto procesarla?"

El nivel 2 sube el tono: "Estimada Maria, me pongo en contacto de nuevo respecto a la factura FV-2026-1205 (8.700 EUR), vencida hace 32 días. Es la segunda comunicación al respecto. Necesitamos una fecha concreta de pago o, si hay alguna dificultad, proponer un plan de abono parcial..."

El nivel 3 es formal: referencia a las comunicaciones previas, plazo final de 10 días, mencion a que se trasladara a asesoria juridica si no hay respuesta. Firme, pero sin cruzar la linea.

Con este prompt, generas la secuencia completa en un minuto. Sin el, cada correo de cobro te cuesta 10-15 minutos de redaccion más la carga emocional de pensar como formularlo.

Prompt 2: Revision y detección de errores en facturas

Enviar una factura con errores es un problema serio: retrasa el cobro, genera rectificativas y deja mala imagen. Este prompt actua como un revisor automático que comprueba los datos antes de emitir.

Eres un auditor de facturacion con experiencia en normativa fiscal espanola.

Tarea: Revisa los siguientes datos de una factura y detecta posibles errores
o inconsistencias antes de emitirla.

Datos de la factura:
- Emisor: [nombre, NIF, direccion]
- Receptor: [nombre, NIF, direccion]
- Numero de factura: [numero]
- Fecha de emision: [fecha]
- Concepto(s):
  Linea 1: [descripcion] | Cantidad: [x] | Precio unitario: [x] EUR | IVA: [x]%
  Linea 2: [descripcion] | Cantidad: [x] | Precio unitario: [x] EUR | IVA: [x]%
- Base imponible declarada: [x] EUR
- IVA declarado: [x] EUR
- Total declarado: [x] EUR
- Forma de pago: [transferencia / domiciliacion / etc.]
- Vencimiento: [fecha]

Comprueba:
1. Que los calculos (base + IVA = total) son correctos
2. Que el tipo de IVA es coherente con el tipo de servicio/producto
3. Que el NIF del receptor tiene formato valido (8 digitos + letra o letra + 7 digitos + letra)
4. Que la numeracion de factura sigue un patron secuencial logico
5. Que la fecha de vencimiento es posterior a la fecha de emision
6. Cualquier otra inconsistencia que detectes

Formato: Lista de hallazgos, cada uno con: tipo (ERROR / AVISO / OK), descripcion
y accion recomendada. Si todo es correcto, indicalo explicitamente.

Ejemplo práctico: Pasas los datos de una factura y el modelo detecta: "ERROR: La base imponible declarada (2.500 EUR) no coincide con la suma de las lineas (2 x 1.200 EUR = 2.400 EUR). Diferencia de 100 EUR. Accion: verificar cantidades o precios unitarios." También puede detectar: "AVISO: El tipo de IVA del 21% aplicado a 'Servicios de formación' puede ser incorrecto. La formación reglada esta exenta de IVA; la no reglada tributa al 21%. Verificar si el servicio esta exento."

Este tipo de revisiones previene errores que luego cuestan mucho más corregir. Una factura rectificativa no solo es trabajo extra: retrasa el cobro al menos 15 días más.

Prompt 3: Conciliacion bancaria asistida

La conciliacion bancaria es comparar lo que dice el banco con lo que dice tu contabilidad. Es tedioso, requiere atención al detalle y es exactamente el tipo de tarea donde la IA puede ayudar a detectar discrepancias.

Eres un contable senior especializado en conciliacion bancaria.

Tarea: Compara estos dos listados y detecta discrepancias:

MOVIMIENTOS BANCARIOS (extracto del banco):
[Pega aqui los movimientos: fecha, concepto, importe, tipo (cargo/abono)]

REGISTROS CONTABLES (libro de tu software):
[Pega aqui los registros: fecha, concepto, importe, cuenta]

Para cada movimiento, indica:
1. CONCILIADO: coincide con un registro contable (indica cual)
2. PENDIENTE BANCO: aparece en contabilidad pero no en el extracto
3. PENDIENTE CONTABILIDAD: aparece en el extracto pero no en contabilidad
4. DIFERENCIA: importes que no coinciden (indica la diferencia exacta)

Formato: Tabla con columnas: Fecha | Concepto | Importe | Estado | Observaciones
Al final, incluye un resumen: total conciliado, total pendiente banco,
total pendiente contabilidad, diferencia neta.

Restricciones: No asumas que movimientos con importes similares son el mismo.
Solo concilia cuando el concepto Y el importe coinciden (tolerancia de 0,01 EUR
por redondeo). Marca como REVISAR MANUALMENTE los que no puedas clasificar.

Ejemplo práctico: Pegas 30 movimientos del extracto bancario de mayo y 28 registros de tu software contable. El modelo cruza los datos y te muestra: 25 conciliados, 3 movimientos del banco sin registro contable (un recibo domiciliado, una comision bancaria y un ingreso no identificado), 3 registros contables sin reflejo en el banco (dos transferencias emitidas que aun no aparecen y un cheque pendiente de cobro). Además, un movimiento conciliado con diferencia de 0,50 EUR (posible comision o redondeo).

Lo que antes tardabas 2 horas en hacer linea por linea, ahora lo tienes en 2 minutos. Tu trabajo se reduce a revisar los "PENDIENTE" y los "REVISAR MANUALMENTE" para cerrar la conciliacion.

Prompt 4: Informe de antigüedad de saldos

El informe de antigüedad de saldos (aging report) es esencial para la gestión de tesoreria. Muestra cuanto dinero te deben, quien te lo debe y desde cuando. Con este prompt, puedes generar el informe y un análisis de riesgo a partir de tus datos.

Eres un analista financiero especializado en gestion de tesoreria para PYMES.

Tarea: A partir de los siguientes saldos pendientes de cobro, genera un
informe de antigüedad de saldos con analisis de riesgo.

Saldos pendientes:
[Pega aqui: cliente, numero factura, importe, fecha vencimiento]

Genera:
1. TABLA DE ANTIGÜEDAD: agrupa los saldos por tramos:
   - Corriente (no vencido)
   - 1-30 dias vencido
   - 31-60 dias vencido
   - 61-90 dias vencido
   - Mas de 90 dias vencido

2. RESUMEN POR CLIENTE: total pendiente por cliente, tramo mas antiguo
   y clasificacion de riesgo (BAJO / MEDIO / ALTO / CRITICO).

3. ACCIONES RECOMENDADAS: para cada cliente en riesgo ALTO o CRITICO,
   sugiere una accion concreta (llamada, correo nivel 3, derivar a legal, etc.).

4. PREVISION DE TESORERIA: basandote en los tramos, estima cuanto es
   probable cobrar en los proximos 30 dias (usando tasas tipicas de cobro
   por tramo: corriente 95%, 1-30d 85%, 31-60d 65%, 61-90d 40%, +90d 15%).

Formato: Tablas claras con totales. Resumen ejecutivo de 5 lineas al inicio.

Ejemplo práctico: Pasas una lista de 15 facturas pendientes de 8 clientes. El modelo agrupa: 45.000 EUR corrientes, 12.000 EUR en el tramo 1-30 días, 8.500 EUR en 31-60 días, 3.200 EUR en 61-90 días y 1.800 EUR en más de 90 días. Total pendiente: 70.500 EUR.

El análisis de riesgo identifica 2 clientes en riesgo ALTO (más de 60 días) y 1 en CRITICO (más de 90 días). Para el cliente critico, recomienda: "Derivar a asesoria juridica. Importe pendiente: 1.800 EUR en 2 facturas con más de 90 días. Probabilidad estimada de cobro: 15%."

La previsión de tesoreria calcula: "Estimacion de cobro en los proximos 30 días: 42.750 EUR (corriente) + 10.200 EUR (tramo 1-30) + 5.525 EUR (tramo 31-60) = 58.475 EUR." Esta cifra es una estimacion estadistica, no una certeza, pero ayuda enormemente a la planificacion financiera.

Buenas prácticas y seguridad

Trabajar con datos financieros y la IA requiere precauciones adicionales que no aplican a otros departamentos:

1. Nunca compartas datos bancarios reales en versiones gratuitas. Las versiones de pago (ChatGPT Enterprise, Claude Pro) tienen politicas de no entrenamiento con tus datos. Las gratuitas, no.
2. Verifica siempre los calculos. Los modelos de lenguaje cometen errores aritmeticos. Usa la IA para detectar patrones y redactar textos, pero comprueba cada número con una calculadora o con tu software contable.
3. No uses la IA como asesor fiscal. Puede ayudarte a detectar inconsistencias, pero las decisiones fiscales (tipo de IVA aplicable, exenciones, regimen especial) deben validarse con un asesor fiscal cualificado.
4. Documenta tus prompts de facturacion. Si trabajas en equipo, crea una prompt library compartida con las plantillas aprobadas. Así todos usan los mismos criterios.
5. Anonimiza cuando sea posible. Para crear las plantillas y probar los prompts, usa datos ficticios. Solo pasa datos reales cuando ya tengas el prompt validado y uses una herramienta con garantias de privacidad.

Un consejo final: empieza por el prompt de cobros escalonados. Es el que más tiempo ahorra y el que menos riesgo tiene (son textos de comunicación, no calculos financieros). Una vez lo domines, pasa al revisor de facturas y luego a la conciliacion.

Preguntas frecuentes