Prompts de IA para Facturacion y Cobros

Resumen rapido

14 prompts para facturacion: secuencia escalonada de cobro, detector de errores, conciliacion bancaria, aging report, factura proforma, deteccion de duplicados en lote, reclamacion de impago, retenciones IRPF, informe mensual, verificacion legal, numeracion de facturas, IVA intracomunitario, cuadro de vencimientos y descuentos por pronto pago. Todos con ejemplo de uso real.

Prompt: Secuencia de cobro en 3 niveles

Eres un gestor de cobros profesional con experiencia en empresas B2B.

Contexto: Tengo una factura pendiente de cobro con los siguientes datos:
- Numero de factura: [numero]
- Importe: [importe] EUR (IVA incluido)
- Fecha de emision: [fecha]
- Fecha de vencimiento: [fecha]
- Cliente: [nombre de la empresa]
- Contacto: [nombre de la persona]
- Dias de retraso: [dias]

Tarea: Genera 3 correos de reclamacion escalonados:

NIVEL 1 (Recordatorio amable, 7 dias de retraso):
- Tono: Cordial, asumiendo que puede ser un olvido.
- No mencionar consecuencias.

NIVEL 2 (Reclamacion firme, 30 dias de retraso):
- Tono: Profesional y directo. Mencionar importe y dias de retraso.
- Solicitar fecha concreta de pago o plan de abono.

NIVEL 3 (Ultimo aviso, 60+ dias de retraso):
- Tono: Formal y serio. Mencionar que se trasladara a asesoria juridica.
- Incluir resumen de comunicaciones previas.

Formato: Cada correo con asunto + cuerpo. Maximo 120 palabras por correo.
Restricciones: No uses amenazas directas ni lenguaje agresivo. Mantener
siempre la puerta abierta a la negociacion. No incluir datos bancarios
en el cuerpo del correo (se adjuntaran por separado).

Prompt: Revisor de facturas pre-emision

Eres un auditor de facturacion con experiencia en normativa fiscal espanola.

Tarea: Revisa los siguientes datos de una factura y detecta posibles errores
o inconsistencias antes de emitirla.

Datos de la factura:
- Emisor: [nombre, NIF, direccion]
- Receptor: [nombre, NIF, direccion]
- Numero de factura: [numero]
- Fecha de emision: [fecha]
- Concepto(s):
  Linea 1: [descripcion] | Cantidad: [x] | Precio unitario: [x] EUR | IVA: [x]%
  Linea 2: [descripcion] | Cantidad: [x] | Precio unitario: [x] EUR | IVA: [x]%
- Base imponible declarada: [x] EUR
- IVA declarado: [x] EUR
- Total declarado: [x] EUR
- Forma de pago: [transferencia / domiciliacion / etc.]
- Vencimiento: [fecha]

Comprueba:
1. Que los calculos (base + IVA = total) son correctos
2. Que el tipo de IVA es coherente con el tipo de servicio/producto
3. Que el NIF del receptor tiene formato valido (8 digitos + letra o letra + 7 digitos + letra)
4. Que la numeracion de factura sigue un patron secuencial logico
5. Que la fecha de vencimiento es posterior a la fecha de emision
6. Cualquier otra inconsistencia que detectes

Formato: Lista de hallazgos, cada uno con: tipo (ERROR / AVISO / OK), descripcion
y accion recomendada. Si todo es correcto, indicalo explicitamente.

Prompt: Asistente de conciliacion bancaria

Eres un contable senior especializado en conciliacion bancaria.

Tarea: Compara estos dos listados y detecta discrepancias:

MOVIMIENTOS BANCARIOS (extracto del banco):
[Pega aqui los movimientos: fecha, concepto, importe, tipo (cargo/abono)]

REGISTROS CONTABLES (libro de tu software):
[Pega aqui los registros: fecha, concepto, importe, cuenta]

Para cada movimiento, indica:
1. CONCILIADO: coincide con un registro contable (indica cual)
2. PENDIENTE BANCO: aparece en contabilidad pero no en el extracto
3. PENDIENTE CONTABILIDAD: aparece en el extracto pero no en contabilidad
4. DIFERENCIA: importes que no coinciden (indica la diferencia exacta)

Formato: Tabla con columnas: Fecha | Concepto | Importe | Estado | Observaciones
Al final, incluye un resumen: total conciliado, total pendiente banco,
total pendiente contabilidad, diferencia neta.

Restricciones: No asumas que movimientos con importes similares son el mismo.
Solo concilia cuando el concepto Y el importe coinciden (tolerancia de 0,01 EUR
por redondeo). Marca como REVISAR MANUALMENTE los que no puedas clasificar.

Prompt: Aging report con análisis de riesgo

Eres un analista financiero especializado en gestion de tesoreria para PYMES.

Tarea: A partir de los siguientes saldos pendientes de cobro, genera un
informe de antigüedad de saldos con analisis de riesgo.

Saldos pendientes:
[Pega aqui: cliente, numero factura, importe, fecha vencimiento]

Genera:
1. TABLA DE ANTIGÜEDAD: agrupa los saldos por tramos:
   - Corriente (no vencido)
   - 1-30 dias vencido
   - 31-60 dias vencido
   - 61-90 dias vencido
   - Mas de 90 dias vencido

2. RESUMEN POR CLIENTE: total pendiente por cliente, tramo mas antiguo
   y clasificacion de riesgo (BAJO / MEDIO / ALTO / CRITICO).

3. ACCIONES RECOMENDADAS: para cada cliente en riesgo ALTO o CRITICO,
   sugiere una accion concreta (llamada, correo nivel 3, derivar a legal, etc.).

4. PREVISION DE TESORERIA: basandote en los tramos, estima cuanto es
   probable cobrar en los proximos 30 dias (usando tasas tipicas de cobro
   por tramo: corriente 95%, 1-30d 85%, 31-60d 65%, 61-90d 40%, +90d 15%).

Formato: Tablas claras con totales. Resumen ejecutivo de 5 lineas al inicio.

Prompt: Generador de factura proforma

Eres un gestor administrativo especializado en facturacion B2B.

Tarea: Genera una factura proforma completa con los siguientes datos:

Datos del emisor:
- Empresa: [nombre]
- NIF: [NIF]
- Direccion: [direccion]

Datos del cliente:
- Empresa: [nombre cliente]
- NIF: [NIF cliente]
- Direccion: [direccion cliente]
- Persona de contacto: [nombre contacto]

Productos/Servicios:
[Lista de productos o servicios con cantidad y precio unitario]

Condiciones:
- Tipo de IVA: 21%
- Vencimiento: 30 dias desde fecha de emision
- Forma de pago: transferencia bancaria

Genera:
1. Factura proforma con formato profesional (texto estructurado)
2. Desglose por linea: descripcion, cantidad, precio unitario, subtotal
3. Base imponible, IVA desglosado y total
4. Texto legal indicando que es un documento sin validez fiscal
5. Clausula de validez de la proforma (30 dias habituales)

Formato: Texto estructurado listo para copiar a Word o al software
de facturacion. Incluir numero de proforma con formato PRO-AAAA-NNNN.

Prompt: Auditor de facturas en lote

Eres un auditor financiero especializado en deteccion de anomalias
en facturacion.

Tarea: Analiza el siguiente listado de facturas y detecta:

1. DUPLICADOS: Facturas con el mismo proveedor/cliente + importe + fecha
   (o fecha muy proxima, menos de 3 dias). Marca como POSIBLE DUPLICADO.

2. ERRORES DE IVA: Verifica que base imponible * tipo IVA = cuota IVA
   declarada. Tolerancia de 0,01 EUR por redondeo. Marca discrepancias.

3. DISCREPANCIAS EN TOTALES: Comprueba que base + IVA = total factura.
   Marca cualquier diferencia.

4. ANOMALIAS ESTADISTICAS: Facturas con importes que se desvian
   significativamente de la media de ese proveedor/cliente (mas de 2x
   la media). Marca como REVISAR.

Datos de las facturas:
[Pega aqui: numero factura, fecha, proveedor/cliente, concepto,
base imponible, tipo IVA, cuota IVA, total]

Formato de salida:
- Resumen ejecutivo: X facturas analizadas, Y incidencias detectadas
- Tabla de incidencias: numero factura, tipo de incidencia, detalle,
  accion recomendada
- Lista de facturas sin incidencias (para confirmar revision completa)

Prompt: Reclamacion de impago profesional

Eres un experto en gestion de cobros para empresas B2B.

Tarea: Crea una plantilla de email de reclamacion de impago para
facturas vencidas hace [X] dias.

Datos de la factura impagada:
- Numero: [numero factura]
- Importe total: [importe] EUR
- Fecha de emision: [fecha]
- Fecha de vencimiento: [fecha]
- Dias de retraso: [X]
- Cliente: [nombre empresa]
- Contacto: [nombre persona]

Requisitos del email:
- Tono: profesional pero firme. No agresivo ni amenazante.
- Incluir referencia exacta a la factura (numero, importe, fecha)
- Mencionar las comunicaciones previas si las hay
- Solicitar confirmacion de recepcion del email
- Proponer opciones: pago inmediato O plan de pagos fraccionado
- Incluir plazo concreto de respuesta (5 dias habiles)
- Si los dias de retraso superan 90, anadir parrafo sobre
  posible derivacion a via judicial (sin amenazar, informando)
- NO incluir datos bancarios en el cuerpo (indicar que se adjuntan)

Formato: Asunto del email + cuerpo completo. Maximo 200 palabras.

Prompt: Calculadora de retenciones IRPF

Eres un asesor fiscal especializado en facturacion de autonomos
en Espana.

Tarea: Automatiza el calculo de retenciones IRPF para facturas
de autonomos con los siguientes datos:

Datos del autonomo:
- Nombre: [nombre]
- NIF: [NIF]
- Epigrafe IAE: [epigrafe]
- Es nuevo autonomo (primeros 3 ejercicios fiscales): [SI/NO]
- Actividad: [descripcion actividad]

Datos de la factura:
- Servicios prestados: [descripcion]
- Base imponible: [importe] EUR
- Tipo de IVA aplicable: [21% / 10% / exento]

Calcula:
1. Base imponible
2. IVA (al tipo indicado)
3. Retencion IRPF:
   - Si es nuevo autonomo: 7%
   - Si no: 15%
   - Si la actividad esta en modulos/estimacion objetiva: 1%
4. Total factura = Base + IVA - Retencion IRPF

Genera:
- Desglose completo de la factura
- Nota explicativa sobre por que se aplica ese tipo de retencion
- Aviso si el epigrafe IAE no esta sujeto a retencion
- Recordatorio de que la empresa pagadora ingresara la retencion
  en Hacienda via modelo 111

Prompt: Informe mensual de facturacion

Eres un controller financiero de una PYME espanola.

Tarea: Genera un informe mensual de facturacion a partir de los
siguientes datos de facturas emitidas.

Periodo: [mes] [ano]
Datos de facturas emitidas:
[Pega aqui: numero factura, fecha, cliente, concepto,
base imponible, IVA, total, estado (cobrada/pendiente)]

Datos del mes anterior (para comparativa):
[Pega aqui los mismos campos del mes anterior, o indica los totales]

Genera:
1. RESUMEN EJECUTIVO (5 lineas maximo):
   - Total facturado, numero de facturas, ticket medio
   - Variacion vs mes anterior (% y absoluta)

2. DESGLOSE POR CLIENTE:
   - Tabla: cliente, numero facturas, total base imponible, total IVA,
     total facturado, % sobre facturacion total
   - Ordenado de mayor a menor facturacion

3. IVA REPERCUTIDO:
   - Total IVA repercutido del mes (desglosado por tipo: 21%, 10%, 4%)
   - Comparativa IVA vs mes anterior

4. ESTADO DE COBRO:
   - Facturas cobradas vs pendientes (numero e importe)
   - Ratio de cobro del mes

5. ALERTAS:
   - Clientes con concentracion superior al 30% de la facturacion
   - Facturas pendientes de cobro de meses anteriores
   - Variaciones anomalas vs mes anterior (mas de 20%)

Prompt: Verificador de cumplimiento legal de facturas

Eres un asesor fiscal especializado en normativa de facturacion
espanola (RD 1619/2012).

Tarea: Revisa la siguiente factura y verifica que cumple con todos
los requisitos legales del Reglamento de Facturacion espanol.

Datos de la factura:
[Pega aqui todos los datos disponibles de la factura]

Comprueba la presencia y correccion de:
1. Numero de factura (correlativo dentro de la serie)
2. Fecha de expedicion
3. Nombre y apellidos o razon social del emisor y receptor
4. NIF del emisor y del receptor
5. Domicilio del emisor y del receptor
6. Descripcion de las operaciones (bienes o servicios)
7. Tipo impositivo aplicado
8. Cuota tributaria (IVA)
9. Base imponible
10. Importe total
11. Fecha de la operacion (si distinta de la de expedicion)
12. Mencion "factura simplificada" si aplica (Art. 7 RD 1619/2012)
13. Mencion de exencion si aplica (ej. Art. 20 LIVA)
14. Mencion de inversion del sujeto pasivo si aplica
15. Mencion de regimen especial si aplica

Formato: Checklist con estado (CUMPLE / NO CUMPLE / NO APLICA)
para cada punto. Al final, valoracion global y acciones
necesarias antes de emitir o aceptar la factura.

Prompt: Disenador de sistema de numeracion de facturas

Eres un consultor fiscal especializado en sistemas de facturacion
para PYMES espanolas.

Tarea: Crea un sistema de numeracion de facturas para la siguiente
empresa que cumpla con la normativa fiscal espanola.

Datos de la empresa:
- Nombre: [nombre empresa]
- Tipo de actividad: [descripcion]
- Tiene varias lineas de negocio: [SI/NO - si SI, listarlas]
- Emite facturas rectificativas: [SI/NO]
- Emite facturas intracomunitarias: [SI/NO]
- Volumen mensual aproximado: [numero facturas/mes]

Genera:
1. ESTRUCTURA DE SERIES: Define las series necesarias
   (ej. FV para ventas nacionales, FI para intracomunitarias,
   FR para rectificativas)
2. FORMATO DE NUMERACION: Serie + ano + numero correlativo
   (ej. FV-2026-00001)
3. REGLAS DE USO: cuando usar cada serie, como manejar el
   cambio de ejercicio fiscal
4. REGISTRO DE CONTROL: plantilla para llevar el control
   del ultimo numero emitido por serie
5. ERRORES COMUNES a evitar: saltos de numeracion, series
   sin documentar, reinicio incorrecto

Restriccion: La numeracion debe ser correlativa dentro de cada
serie y ejercicio. No puede haber huecos. Si se anula una
factura, el numero se mantiene (se emite rectificativa).

Prompt: Analisis de IVA intracomunitario

Eres un asesor fiscal especializado en operaciones intracomunitarias
y normativa de IVA en la Union Europea.

Tarea: Analiza la siguiente operacion y determina el tratamiento
de IVA correcto.

Datos de la operacion:
- Tipo: [prestacion de servicios / entrega de bienes]
- Pais del prestador/vendedor: [pais UE]
- Pais del destinatario/comprador: [Espana u otro pais UE]
- El prestador esta dado de alta en el ROI: [SI/NO/DESCONOCIDO]
- El destinatario esta dado de alta en el ROI: [SI/NO]
- NIF-IVA del prestador: [numero o N/A]
- NIF-IVA del destinatario: [numero o N/A]
- Descripcion del servicio/bien: [descripcion]
- Importe: [importe] EUR

Determina:
1. Si aplica inversion del sujeto pasivo (Art. 84.Uno.2 LIVA)
2. Que mencion debe aparecer en la factura
3. Si el destinatario debe hacer autorepercusion del IVA
4. Que modelos fiscales debe presentar cada parte (303, 349, etc.)
5. Si es necesaria la inclusion en la declaracion recapitulativa
   (modelo 349)

Formato: Analisis paso a paso con conclusion clara. Incluir
las referencias legales aplicables. Anadir aviso de que el
analisis es orientativo y debe validarse con un asesor fiscal.

Prompt: Cuadro de vencimientos a 90 dias

Eres un tesorero de una PYME con experiencia en gestion de
cash flow.

Tarea: Genera un cuadro de vencimientos de cobro para los
proximos 90 dias a partir de las siguientes facturas pendientes.

Fecha actual: [fecha de hoy]
Facturas pendientes de cobro:
[Pega aqui: numero factura, cliente, importe, fecha emision,
fecha vencimiento, condiciones de pago]

Genera:
1. CALENDARIO SEMANAL: Agrupa los vencimientos por semana
   (semana 1, semana 2... hasta semana 13). Para cada semana:
   - Numero de facturas que vencen
   - Importe total
   - Desglose por cliente

2. VISTA MENSUAL: Totales por mes (mes 1, mes 2, mes 3)

3. CONCENTRACION DE RIESGO:
   - Semanas con vencimientos superiores al 25% del total
   - Clientes que concentran mas del 30% de los cobros pendientes

4. PREVISIONES:
   - Cobro estimado por semana (aplicando: 90% de las facturas
     se cobran en plazo, 8% con 1-2 semanas de retraso, 2% impago)
   - Flujo de caja previsto acumulado

5. ACCIONES RECOMENDADAS:
   - Facturas que vencen esta semana y conviene confirmar
   - Facturas ya vencidas incluidas en el listado

Prompt: Descuentos por pronto pago

Eres un director financiero de una PYME espanola con experiencia
en gestion de tesoreria y condiciones de pago.

Tarea: Crea una politica de descuentos por pronto pago y genera
el texto para incluir en las facturas.

Datos de la empresa:
- Condiciones de pago habituales: [X] dias
- Coste financiero de referencia (tipo de interes): [X]%
- Volumen mensual de facturacion: [importe] EUR

Politica a disenar:
- Descuento 1: 2% si el pago se realiza en los primeros 10 dias
- Descuento 2: 1% si el pago se realiza en los primeros 20 dias
- Sin descuento a partir del dia 21

Genera:
1. ANALISIS FINANCIERO: Calcula si los descuentos son rentables
   comparando el coste del descuento con el coste financiero
   del retraso en el cobro (coste de oportunidad del dinero)

2. TEXTO PARA FACTURA: Redacta la clausula de descuento por
   pronto pago para incluir en las condiciones de la factura.
   Debe ser claro, sin ambiguedades, e indicar:
   - Los porcentajes y plazos exactos
   - Que la fecha de referencia es la fecha de recepcion del pago
   - Que el descuento se aplica sobre la base imponible (no sobre
     el total con IVA)

3. EJEMPLO NUMERICO: Con una factura tipo de [importe ejemplo] EUR,
   muestra cuanto pagaria el cliente en cada escenario

4. IMPACTO ESTIMADO: Proyeccion del impacto mensual si el 40%
   de los clientes se acogen al descuento del 2%

Puede la IA generar facturas legales directamente?

No. La IA puede redactar borradores, calcular importes y generar textos de acompanamiento, pero la factura legal debe emitirse desde un software de facturacion homologado (Holded, Debitoor, Contasol, Sage, etc.) que cumpla con la normativa fiscal vigente (TicketBAI, VeriFactu, SII segun el caso). La IA es un complemento, no un sustituto del software.

Es seguro pasar datos de facturas a ChatGPT o Claude?

Para datos reales de clientes (NIF, importes, cuentas bancarias), usa siempre las versiones empresariales con politicas de privacidad claras. ChatGPT Enterprise, Claude Pro con workspace y Gemini Advanced garantizan que tus datos no se usan para entrenamiento. Para crear plantillas y practicar, usa datos ficticios. Nunca pases datos bancarios (IBAN, números de cuenta) en el cuerpo del prompt si puedes evitarlo.

Que tono debo usar en correos de reclamacion de cobro?

Escalonado. El primer recordatorio es amable, asumiendo buena fe (puede ser un olvido). El segundo es directo, mencionando importes y días de retraso, y pidiendo una fecha concreta. El tercero es formal, con referencia a comunicaciones previas y mencion a derivacion juridica. Nunca amenazante ni agresivo: además de ser contraproducente, puede tener implicaciones legales.